חיסכון בהוצאות העסק

רוב בעלי העסקים והמנהלים מבינים כי חיסכון בהוצאות העסק אשר נעשה בצורה מחושבת ושקולה יגדיל את הרווחים (או יצמצם את ההפסדים). אף על פי כן, פעמים רבות המודעות לחיסכון בהוצאות אינה ממוקמת באופן הראוי בסולם סדרי העדיפויות של העסק.

בחלק גדול מהמקרים קיצוץ בהוצאות מבוצע רק לאחר "התפרצותו" של משבר פיננסי (צניחה ברווחיות, מעבר להפסדים, בעיות תזרים מזומנים, חריגה ממסגרות אשראי וכו'). בשלב המשבר הקיצוץ בדרך כלל מתבצע כבר מחוסר ברירה ובצורה אגרסיבית יותר ולכך עלולות להיות השלכות שליליות (לדוגמא אובדן אנשי מפתח בעסק עקב הפחתת משכורות). הקפדה יומיומית על רמת ההוצאות מבוקרת תסייע בשיפור האיתנות הפיננסית ובמניעת משברים עתידיים. להלן מספר דרכים אפשריות לחיסכון בהוצאות העסק:

1.    יש לוודא כי העסק מתנהל ביעילות המבנית המרבית – יש לבחון את המבנה הארגוני, למפות את תהליכי העבודה ואת תפקידיהם של כל העובדים ולנסות לזהות נקודות תורפה ותחומי חוסר יעילות הדורשים טיפול. נקודות תורפה אפשריות כוללות כפילויות בתפקידים, פונקציות שנחיצותן לעסק מוטלת בספק, מחלקות המונות מספר גבוה מדי של עובדים ביחס למשימות וכו'.

2.    ניהול קפדני של משכורות העובדים ותנאי העסקתם – חשוב מאד לבחון את תנאי השכר של כל אחד מהעובדים ולבדוק האם קיימים עובדים המתוגמלים בשכר גבוה מדי ביחס לתרומתם לעסק וביחס לתנאי ההעסקה המקובלים בשוק העבודה (בהתחשב בהכשרה ובניסיון). במידה ונתגלו עובדים המתוגמלים ביתר ברמה חריגה, יש לשקול לנהל איתם מו"מ מחודש על תנאיהם ובמידת הצורך במקרים שהמהלך מוצדק מבחינה כלכלית, אף לפטרם ולשכור במקומם עובדים בשכר נמוך יותר. לגבי עובדים חדשים יש לנסות ולשאוף לשלם שכר נמוך ככל שניתן בתחילת העסקה ולהעלות שכר זה ככל שהעובד מתברר כבעל ערך לארגון. בקשות להעלאות שכר מצד העובדים יש לבחון באופן פרטני מול הערך שתורם העובד לעסק ביחס לאלטרנטיבות הקיימות.

3.    יש להקפיד על ניהול מדיניות ברורה בנוגע לביצוע שעות נוספות – כידוע, עבודה בשעות נוספות מחייבת תגמול גבוה יותר לעובדים ומגדילה את רמת הוצאות השכר בעסק. את כמות השעות הנוספות ברמת העסק ובחתך לפי מחלקה צריכה להגדיר ההנהלה. אישור הביצוע של השעות הנוספות על ידי העובדים צריך להינתן על ידי מנהל המחלקה או גורם אחר שמונה על ידי ההנהלה. יש להימנע בכל מחיר ממצב בו העובדים נשארים לעבוד בשעות נוספות על דעת עצמם ללא צורך אמיתי לעסק וללא מתן אישור. גם את האיזון בין מספר העובדים המועסקים בעסק לבין מכסת השעות הנוספות המוקצבת, צריכה ההנהלה לקבוע בהתאם לאופיו ולצרכיו של העסק.

4.    יש להקפיד לשמור על רמות מלאי נמוכות ככל שניתן מבלי לפגוע במכירות – רמות מלאי גבוהות יתר על המידה גוררות עלייה במספר סעיפי הוצאות כגון עלויות אחסנה, עלויות מימון, עלויות ביטוח, פחת במלאי, עלויות שכר עובדי הייצור והרכש וכו'. ניהול מוקפד של המלאי עשוי לחסוך לעסק סכומי כסף גבוהים. הרעיון הוא לנסות לשמור את רמת המלאי נמוכה ככל שניתן מבלי לפגוע במכירות העסק. על ההנהלה לקבוע מהי רמת המלאי האופטימאלית בהתחשב בניסיון העבר, בצבר ההזמנות, בזמני הייצור, במועדי האספקה של חומרי גלם וכו'. לעיתים כדאי להוריד בצורה משמעותית את רמות המלאי בעסק גם במחיר של דחיית מועד האספקה ללקוחות ובכל מקרה יש לנתח כל מקרה לגופו.

5.    יש לשלם תשלומים ביום האחרון האפשרי ובכך לחסוך בעלויות המימון של העסק - ראה גם מאמר בנושא תשלום בכרטיסי אשראי.

6.    ניהול משא ומתן עם ספקים עיקריים בעסק במטרה להוריד עלויות – קשה להאמין כמה כסף ניתן לחסוך בשנה רק על ידי השוואת תנאי הרכישה של מוצרים ושירותים בין מתחרים שונים במשק. קבלת הצעות מחיר ממתחרים בסעיפי עלויות שונים וניהול משא ומתן ישפרו ללא ספק את רווחיות העסק ומהווים את אחד המרכיבים החשובים ביותר בחיסכון בהוצאות. יש להשוות מחירים ולנהל מו"מ עם ספקי חומרי הגלם, חברות תקשורת, עם חברות ליסינג, עם חברות הדלק, עם ספקי ציוד משרדי, עם ספקי הובלה וחברות שליחויות, עם חברות כוח אדם, עם חברות פרסום ובעצם עם כולם. נכון, התהליך גוזל אנרגיה וזמן אך משתלם מאד במונחי עלות - תועלת. לאחר השלמת התהליך יש לקיים השוואה תקופתית של מחירי מוצרים ושירותים על מנת לבחון האם שינויים בתנאי התחרות בשוק משפיעים על המחירים ועל תנאי התקשרות אשר ניתן להשיג. לגבי שירותים ומוצרים חדשים יש לקיים את הנוהל לפיו נדרשות לפחות שלוש הצעות מחיר בטרם מאשרים את ההתקשרות.

7.    ניהול משא ומתן עם מוסדות פיננסיים כגון בנקים, חברות ביטוח וחברות כרטיסי אשראי עשוי להניב חיסכון משמעותי בהוצאותיו של העסק. עמלות הבנקים, עמלת כרטיסי אשראי, שיעורי הריבית על מסגרות אשראי ועל הלוואות – את כולן ניתן להפחית על ידי ניהול משא ומתן והשוואה מול מתחרים פוטנציאליים. גם בפוליסות ביטוח של העסק ניתן לחסוך סכומי כסף גבוהים על ידי ביצוע השוואות. לעיתים ראוי לשקול את הגדלת סכומי ההשתתפות העצמית בכדי להוזיל את הפרמיה השוטפת.

8.    העברת מתקני הייצור ומשרדי העסק לאזורים זולים יותר – לעיתים העברת העסק למיקום מרוחק יותר בטווח של חצי שעה נסיעה עשויה לחסוך לעסק עשרות ומאות אלפי שקלים בשנה.

9.    הקטנת מתקני הייצור ומשרדי העסק לגודל המתאים – תופעה שכיחה היא עסקים המשלמים דמי שכירות וארנונה עבור שטחים גדולים מדי אשר אינם בשימוש. במקרים כאלה ניתן לשקול השכרת שטחים מיותרים בשכירות משנה או מעבר למתקנים בשטח קטן בכפוף להסכם השכירות.

10.    חיסכון בעלויות תקשורת על ידי שימוש באפליקציות המאפשרות שימוש חינמי כגון סקייפ, וייבר, וואטס אפ וכו'.

11.    יש להקפיד על חיסכון בחשמל – ולוודא כיבוי אורות ומזגנים בסוף יום עבודה, שימוש בתאורה חסכונית יותר, הקפדה על טמפרטורה מתאימה (על פי משרד התשתיות הלאומיות כל מעלה פחות בקיץ או מעלה יותר בחורף גורמות לעלייה של 6% בצריכת החשמל).

12.    יש להימנע מהדפסות מיותרות – תהליכי עבודה אשר ניתן לבצע דיגיטאלית ללא הדפסת ניירת, יחסכו בעלויות רכישת דפים, בעלויות חשמל, בעלויות ראשי דיו, בקלסרים ובשטח אחסון יקר. ובנוסף בכך גם ניתן לשמור עוד קצת על איכות הסביבה.

13.    הגבלה על נסיעות בארץ – על ידי תכנון מקדים של מסלולי הנסיעה והטלת מגבלות נסיעה על כלי הרכב של החברה ניתן להשיג חיסכון ניכר בהוצאות דלק ואחזקת רכבים.

14.    ביטול נסיעות לחו"ל ותערוכות שאינן הכרחיות לעסק ואשר תועלתן מוטלת בספק עשוי אף הוא להשיג חיסכון בעלויות העסק.

15.    חשוב לנהל תמחיר בעסק על מנת לנתח את העלויות באופן שוטף ולוודא כי העסק פועל ביעילות במירבית.

בעסקים בהקמה ראוי להטמיע את תפיסת החיסכון בהוצאות כבר בשלבים המוקדמים ולתת לכך ביטוי גם בעת הכנת תוכנית עסקית.

למותר לציין כי קיימות עוד דרכים רבות לחיסכון בהוצאות בעסק. אבחון יסודי של סעיפי ההוצאות המהותיים בכל עסק יכוון אותנו למקומות בהם ניתן יהיה להשיג את החיסכון המרבי בהוצאות. יחד עם זאת אין לזלזל גם בסעיפי ההוצאות הפחות מהותיים ולהקפיד על מודעות לחיסכון בהוצאות גם לגביהם. את תפיסת החיסכון יש להטמיע בעסק באופן שוטף ולא להמתין לעיתות משבר. גם בימים טובים כל עסק חייב להתכונן לימים קשים יותר שאולי יגיעו ולהקפיד על ניהול מדיניות ברורה של חיסכון בהוצאות העסק. ייעוץ פיננסי הכולל אבחון מקיף של העסק יסייע בהפחתת הוצאות ובהגדלת הרווחיות.

מאמר בנושא ניהול עסק >>

מאמר בנושא ניהול הון חוזר בעסק >>

מאמר בנושא כלכלת המשפחה >>

מאמר בנושא ניהול תקציב משפחתי וחיסכון בהוצאות >>

מאמר בנושא עקרון פארטו בניהול עסק >>